Spis Treści
Excel vs OneStream – konfrontacja narzędzi konsolidacyjnych
Excel jest powszechnie stosowanym narzędziem biurowym, które sprawdza się w wielu codziennych zadaniach, takich jak tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, analizy czy raportowanie. Jednak, gdy przychodzi do konsolidacji danych – procesu łączenia informacji pochodzących z różnych źródeł – Excel przejawia szereg ograniczeń, które mogą utrudniać pracę i zwiększać ryzyko błędów.
Szczególnie istotnym wyzwaniem dla współczesnych działów finansowych jest brak płynnej integracji między procesami konsolidacji historycznych wyników finansowych a planowaniem i budżetowaniem. Nowoczesne organizacje potrzebują rozwiązań, które pozwalają na spójne zarządzanie całym cyklem finansowym – od zbierania i konsolidowania danych rzeczywistych, przez ich analizę, aż po tworzenie prognoz i budżetów w oparciu o aktualne wyniki.
Poniżej przyjrzymy się głównym wyzwaniom związanym z wykorzystaniem Excela do konsolidacji danych oraz omówimy, dlaczego w wielu przypadkach warto sięgnąć po bardziej specjalistyczne narzędzia, takie jak OneStream, które adresują te ograniczenia.
Kluczowe ograniczenia Excela w procesach konsolidacyjnych
Mimo popularności i pozornej użyteczności Excela, zaawansowane procesy konsolidacyjne ujawniają fundamentalne słabości tego narzędzia, które mogą prowadzić do obniżenia efektywności operacyjnej, zwiększenia ryzyka finansowego i opóźnień w podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych.
Ryzyko błędów operacyjnych
Jednym z najważniejszych wyzwań w konsolidacji danych przy użyciu Excela jest wysoki poziom podatności na błędy. Proces łączenia danych często wymaga ręcznego kopiowania, wklejania oraz wprowadzania formuł. Nawet drobna pomyłka może spowodować, że dane staną się niespójne lub błędne, co może mieć poważne konsekwencje dla dalszych analiz. W środowiskach, gdzie dokładność danych jest kluczowa, takie ryzyko może prowadzić do nieprzewidzianych problemów oraz strat czasowych.
Zaawansowane systemy dedykowane do konsolidacji finansowej, takie jak OneStream, eliminują większość tych problemów poprzez implementację automatycznych przepływów danych z różnorodnych źródeł. Prowadzi to do znaczącego wzrostu dokładności, wiarygodności oraz terminowości raportowania finansowego.
Ograniczona skalowalność i wydajność
Excel został zaprojektowany przede wszystkim jako narzędzie do analiz i raportowania na małą i średnią skalę. W miarę wzrostu ilości danych, narzędzie to zaczyna mieć problemy z wydajnością. Arkusze kalkulacyjne o dużej liczbie rekordów mogą działać wolniej, co nie tylko spowalnia pracę, ale również utrudnia przeprowadzanie złożonych operacji konsolidacyjnych. W sytuacjach, gdy dane są zbierane z wielu źródeł i szybko rosną, korzystanie z Excela może stać się nieefektywne, a czas oczekiwania na przetwarzanie danych zbyt duży. OneStream natomiast umożliwia inteligentne wykorzystanie mocy obliczeniowej – system dynamicznie przydziela zadania do serwerów o największej dostępnej mocy, co zapewnia płynną pracę nawet podczas najbardziej wymagających operacji, takich jak konsolidacja dużych wolumenów danych czy ich ładowanie.
Brak zaawansowanych narzędzi do automatyzacji i walidacji
Konsolidacja danych to proces, który wymaga nie tylko łączenia informacji, ale także ich walidacji i automatycznego przetwarzania danych. Excel, choć oferuje podstawowe funkcje automatyzacji (np. makra czy formuły), nie jest wystarczająco elastyczny. Brak zaawansowanych mechanizmów automatyzacji utrudnia wdrażanie procesów, które mogłyby minimalizować ryzyko błędów oraz poprawiać jakość i spójność danych.
Dużą przewagą OneStreama nad Excelem jest również możliwość budowania przepływu pracy (workflow) dostosowanego do potrzeb organizacji. W przeciwieństwie do Excela, który nie posiada takiego rozwiązania, OneStream pozwala na zdefiniowanie i automatyzację procesów. Kontroluje i kieruje użytkownika przez zadania, które należy wykonać. Organizuje procesy takie jak ładowanie danych, transformacja, walidacja czy raportowanie, przez co zwiększa się przejrzystość procesów oraz ich kontrolę.
Wyzwania w zarządzaniu wersjami i współpracy zespołowej
W środowiskach korporacyjnych, gdzie wieloosobowe zespoły współpracują nad wspólnymi projektami, kluczowe znaczenie ma efektywne zarządzanie wersjami dokumentów i sprawna współpraca. Excel nie oferuje zaawansowanych funkcjonalności w tym zakresie, co prowadzi do sytuacji, w których różne osoby mogą operować na nieaktualnych lub niespójnych zestawach danych.
Z kolei OneStream umożliwia sprawne zarządzanie częstymi zmianami w danych (np. późne dostarczenie danych przez jednostki, korekty sald), co znacząco redukuje opóźnienia i zwiększa dokładność raportowania.
Integracja z różnymi źródłami danych
Współczesne projekty konsolidacyjne wymagają integracji danych pochodzących z wielu, często bardzo zróżnicowanych źródeł. Excel, choć umożliwia import danych z różnych źródeł, nie jest narzędziem zaprojektowanym z myślą o dynamicznej integracji. Brak natywnego wsparcia dla złożonych procesów ETL (Extract, Transform, Load) zmusza użytkowników do korzystania z dodatkowych narzędzi lub skomplikowanych skryptów, co zwiększa złożoność całego procesu i ryzyko błędów.
Natomiast OneStream to nie tylko narzędzie do konsolidacji, ale także kompleksowe rozwiązanie, które wspiera cały proces zamknięcia finansowego, jak również inne obszary zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa, eliminując konieczność korzystania z wielu odrębnych systemów. Platforma zapewnia również automatyczne dostosowanie raportowania do zmieniających się wymogów regulacyjnych takich jak IFRS/MSSF, SOX czy lokalnych przepisów, dzięki czemu działy finansowe mogą znacznie ograniczyć ryzyko niezgodności i potencjalnych konsekwencji z tym związanych.
Luki w zabezpieczeniach i ryzyko utraty danych
Bezpieczeństwo danych to kluczowy aspekt każdego projektu, a Excel niestety nie zapewnia wystarczających mechanizmów ochrony informacji. Pliki przechowywane lokalnie na komputerach lub nośnikach zewnętrznych są podatne na utratę, uszkodzenie lub nieautoryzowany dostęp. Ponadto łatwość kopiowania i udostępniania arkuszy zwiększa ryzyko naruszenia poufności danych, zwłaszcza w organizacjach operujących na wrażliwych informacjach.
Systemy takie jak OneStream zapewniają pełną zgodność raportów finansowych z wymogami prawnymi, ograniczając ryzyko ewentualnych kar i wzmacniając wiarygodność organizacji w oczach audytorów. Co więcej, nowoczesne platformy konsolidacyjne nie ograniczają się tylko do przetwarzania danych historycznych, ale oferują również zaawansowane możliwości modelowania scenariuszowego i analizy predykcyjne, umożliwiając zespołom finansowym bardziej strategiczne, wyprzedzające podejście do zarządzania finansami.
Strategiczne korzyści dla biznesu
Implementacja zaawansowanych rozwiązań konsolidacyjnych to strategiczna decyzja biznesowa przynosząca wymierne korzyści. Według danych z rzeczywistych wdrożeń, organizacje osiągają redukcję czasu procesów zamknięcia finansowego o 50-90% – pełna konsolidacja systemu może zostać skrócona z 20 godzin do zaledwie 30 minut.
Badania BARC (Business Application Research Center) pokazują, że aż 31% organizacji korzysta z rozwiązań konsolidacyjnych starszych niż 10 lat, a średni wiek tych systemów przekracza 8 lat. To wskazuje na pilną potrzebę modernizacji i wymiany przestarzałych narzędzi na nowoczesne platformy, które oferują:
- Automatyzację do 85% procesów walidacji danych i uzgodnień.
- Poprawę dokładności raportowania i zgodności z wymogami regulacyjnymi.
- Redukcję całkowitego kosztu posiadania dzięki integracji wielu narzędzi.
- Skrócenie czasu konsolidacji dużych wolumenów danych z dni do minut.
Warto również podkreślić, że nowoczesne platformy konsolidacyjne mają istotny wpływ na satysfakcję i rozwój zespołów finansowych. Eliminacja żmudnych, powtarzalnych zadań manualnych na rzecz bardziej strategicznych, analitycznych aktywności podnosi morale pracowników i zwiększa atrakcyjność pracy w działach finansowych. Organizacje wdrażające zaawansowane narzędzia konsolidacyjne łatwiej przyciągają i zatrzymują utalentowanych specjalistów finansowych, którzy coraz częściej oczekują pracy z nowoczesnymi technologiami zamiast spędzania długich godzin na zadaniach, które można zautomatyzować.
Dodaj komentarz