Jak przywróciliśmy kontrolę nad raportowaniem finansowym wykorzystując Balance Sheet Movements Template 

Transformacja procesu raportowania – od wąskiego gardła do sprawnej kontroli

Jeden z naszych kluczowych klientów zwrócił się do Incube CPM z wyzwaniem optymalizacji czasochłonnego procesu raportowania finansowego. Problem dotyczył przygotowywania miesięcznych raportów Balance Sheet Movements w systemie OneStream. 

Zespół kontrolingowy klienta mierzył się z poważnym wąskim gardłem – przy każdym zamknięciu miesiąca musieli ręcznie uzupełniać noty podatkowe oraz wprowadzać i weryfikować dane z poprzednich okresów. Proces ten był nie tylko czasochłonny, ale również zwiększał ryzyko błędów i powodował opóźnienia w całym cyklu raportowania. 

Po dokładnej analizie procesu, zidentyfikowaliśmy kluczowe rozwiązanie – stworzenie mechanizmu blokującego przepływy z poprzednich miesięcy. To pozwoliło zespołowi koncentrować się wyłącznie na aktualnych danych, znacząco usprawniając pracę. 

Nasz dedykowany szablon Balance Sheet Movements, zintegrowany z Microsoft Excel i wykorzystujący dodatek ExcelAddIn, pozwala kontrolerom szybko aktualizować dane bieżącego miesiąca i przesyłać je bezpośrednio do systemu OneStream. Eliminuje to powtarzalne, ręczne czynności i usprawnia cały proces raportowania finansowego. 

 

Intuicyjne narzędzie zintegrowane z istniejącą infrastrukturą IT 

Balance Sheet Movements template wykorzystuje znane i dostępne w organizacji narzędzie – Microsoft Excel, co eliminuje koszty wdrożenia nowego oprogramowania i skraca krzywą uczenia się zespołu. Dzięki dodatku ExcelAddIn, rozwiązanie łączy wygodę arkuszy kalkulacyjnych z mocą analityczną systemu OneStream. 

Wartość biznesowa rozwiązania opiera się na dwóch kluczowych elementach: 

1. Natychmiastowy dostęp do danych – template nawiązuje połączenie na żywo z widokami kostki aplikacji OneStream, zapewniając zespołowi kontrolingowemu dostęp do aktualnych informacji w czasie rzeczywistym. 
2. Przejrzysta organizacja danych – szablon składa się z dwóch komplementarnych arkuszy:
   a) Arkusz „Source” wyświetla przepływy z miesiąca poprzedniego (dane historyczne)
   b) Arkusz „Target” prezentuje widok nowo otwartego okresu, gotowy do wprowadzenia aktualnych danych Balance Sheet Movements 

Ta konstrukcja umożliwia efektywne zarządzanie procesem raportowania przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad danymi historycznymi i bieżącymi, co przekłada się na szybsze podejmowanie decyzji finansowych. 

Prosty i efektywny proces aktualizacji raportów finansowych 

Balance Sheet Movements template to rozwiązanie oparte na znanym środowisku Microsoft Excel, które zostało zaprojektowane z myślą o maksymalnej efektywności i minimalnej złożoności procesu. 

Proces aktualizacji danych został zoptymalizowany do kilku prostych kroków: 

1. Inicjacja procesu – po zalogowaniu do odpowiedniego środowiska produkcyjnego w zakładce „OneStream” i odświeżeniu danych (przycisk „Refresh Workbook”), użytkownik wybiera interesujący go okres oraz spółkę.
2. Automatyzacja transferu danych historycznych – w zakładce „Source” szablon automatycznie wyświetla przepływy z poprzedniego miesiąca, z wyraźnym oznaczeniem (żółta ramka) kluczowych przepływów najniższego poziomu, które podlegają przenoszeniu. 
3. Integracja z nowym okresem – przeniesienie danych do zakładki „Target” i aktualizacja systemu (przyciski „Submit Sheet” i „Calculate”) zajmuje zaledwie kilka kliknięć. 
4. Kontrola jakości danych – zespół kontrolingu weryfikuje poprawność przeniesienia, sprawdzając kolumnę UNALLOCATED FLOW i wprowadzając ewentualne korekty. 

Cały proces eliminuje czasochłonne, ręczne wprowadzanie danych, umożliwiając zespołowi finansowemu skupienie się na analizie wyników zamiast na mechanicznym przenoszeniu informacji między okresami. 

 

Rys 1. Interfejs Balance Sheet Movement template – zakładka “Source” 

 

Rys 2. Interfejs Balance Sheet Movement template – zakładka “Target” 

 

Wymierne korzyści biznesowe z wdrożenia Balance Sheet Movement template 

Wdrożenie Balance Sheet Movement template przyniosło naszemu klientowi konkretne i znaczące rezultaty biznesowe: 

• Drastyczna redukcja nakładu pracy – czas poświęcany na comiesięczne uzupełnianie przepływów w Balance Sheet Movements uległ kilkukrotnemu skróceniu. Ta oszczędność czasu przekłada się bezpośrednio na efektywność operacyjną zespołu kontrolingowego. 
• Minimalizacja ryzyka błędów – automatyzacja procesu znacząco ograniczyła ryzyko błędów ludzkich, które wcześniej występowały podczas ręcznego przenoszenia przepływów, zwiększając wiarygodność raportowanych danych finansowych. 
• Optymalizacja zasobów – zespół kontrolingowy może teraz wykorzystać uwolnione zasoby czasowe na zadania o wyższej wartości dodanej, takie jak analiza i interpretacja danych finansowych, zamiast na rutynowe wprowadzanie danych. 
• Przewidywalność procesów finansowych – uporządkowana struktura i zautomatyzowany proces zapewniają większą przewidywalność i terminowość w cyklu zamknięcia miesiąca, co przekłada się na bardziej stabilne zarządzanie finansami. 

Szablon Balance Sheet Movement stanowi przykład, jak ukierunkowana optymalizacja procesów może przynieść znaczące korzyści w kluczowych obszarach finansowych przedsiębiorstwa.